Blog 2012

Besinnliche Zeit

Weihnachten naht, besinnliche Tage stehen bevor. Wirklich besinnliche Tage? Ein Großteil der Deutschen verbringt zusätzliche, freie Zeit im Internet. Wartezeiten werden mit dem Smartphnoe überbrückt. Im Zug einfach mal aus dem Fenster schauen und die Gedanken schweifen lassen, ein seltener Anblick. Auf diese Weise kann man nicht nur Kraft, sondern auch neue Erkenntnisse und damit viel Klarheit gewinnen. Probieren Sie es aus.
 

Ballast loswerden

Zum Jahresende stellt sich mir die Frage, was möchte ich mit ins neue Jahr nehmen? Diese Frage kann ich auf viele Bereiche anwenden; eigene Verhaltensmuster, Begleiter, meine Arbeit, etc. Eine Hilfe zur Beantwortung dieser Frage: Wer oder was ist eine Bereicherung oder eher eine Last. Vieles tun wir aus Gewohnheit und sind wir glücklich damit? Veränderung ist möglich und fängt bereits schon bei der Reflexion zu diesen Fragen an. Damit legen wir den Grundstein für ein glückliches neues Jahr.
 

Neue Freiräume gewinnen

"Leben heißt aussuchen" so Tucholsky. Das verstehe ich so, dass wir nicht so viel wie möglich tun, sondern bewußt aus der Menge des Angebots das für uns passende aussuchen und alles andere weglassen. Dadurch entstehen neue Freiräume. Was wollen Sie bewußt aus Ihrem Alltag streichen? Welche neuen Freiräume enstehen dadurch für Sie?
 

Ausgebrannt?

Wir leben in einer Gesellschaft, in der es von allem zu viel gibt. Den Umgang damit muß jeder für sich lernen. Menschen, die ausgebrannt sind, haben  häufig keinen gesunden Umgang mit der Masse an Angeboten und den zu treffenden Entscheidungen. Den Weg muss jeder für sich selbst finden. Wie gehen Sie mit dem "zuviel von Allem" um?
 

Präsenzkultur

Welche Kultur bestimmt Ihren Arbeitsalltag, die Präsenzkultur oder die Ergebniskultur? Bei ersterem wird der Fokus auf die Anwesenheit der Mitarbeiter gerichtet, bei letzerem auf die erzielten Ergebnisse. In Deutschland überwiegt immer noch die Präsenzkultur. Mitarbeiter können diese mit ihrem Verhalten fördern, wenn sie bspw. denken "wenn das Büro erleuchtet ist, sehen alle, dass ich arbeite" oder "wenn ich immer erreichbar bin, bin ich gut". Was ist Ihnen wirklich wichtig und welche Einstellung ist dazu hilfreich?
 

E-Mail-Flut

Neulich im Zug tauschte sich mein Mann mit einem Mitfahrer, der bei einem großen, bekannten Unternehmen in Hamburg arbeitet, aus. Interessant war sein Umgang mit dem E-Mail-Verkehr. Wenn er in den ersten zwei Zeilen den Kern der E-Mail nicht erfassen kann, liest er nicht weiter. Diese E-Mails werden direkt in einen bestimmten Ordner verschoben. Wenn nach einem halben Jahr immer noch keine Nachfrage kam, hat sich das E-Mail offenbar erledigt und wird gelöscht.
 

Kritische Kunden

Nerven Sie nörgelnde Kunden? Dann versuchen Sie es mit einer anderen Sichtweise. Oft kennen Kunden die Produkte besser, als deren Verkäufer. Nutzen Sie daher das Wissen von kritischen Kunden zur Verbesserung Ihrer Produkte und Dienstleistung. Auch zu kritischen Kunden lassen sich gute Beziehungen aufbauen, wenn Verkäufer ehrlich und transparent sind.
 

Kundenfreundliche Beschreibung

Neulich suchte ich ein ganz bestimmtes Liederbuch im Internet zum Klavierspielen. Die Lieder sollten jeweils mit Violin- und Bassschlüssel versehen sein. Weder diese Information noch ein Inhaltsverzeichnis war bei den verschiedenen Anbietern auffindbar. Stattdesssen gab es mehrere Zeilen über die "gelungene Auswahl" der Lieder. Das geht viel besser: Wenn wir uns in die Situation unserer Zielgruppen versetzen, sollten wir Ihre Bedürfnisse erfahren und ansprechen. Dann kommen Kunden gerne wieder.
 

Weihnachtsmarkt mit Freunden

Es ist soweit: Mit ein paar Freunden gemütlich auf dem Weihnachtsmarkt bummeln! Früher trafen wir uns alle an einem Ort und zogen dann gemeinsam los. Heute kommt jeder wann er/sie möchte, mit der Folge, dass man sich zusammen telefonieren muss. Bei 4 Personen, die jeweils 2 mal anrufen, weil sie einmal informieren, dass sie später kommen und ein anderes mal, wo sie warten, sind das 8 Telefonate. Können Sie auf diese Weise die Zeit mit den anwesenden Freunden genießen?
 

Wirkungsvoll kommunizieren

Als ich letztes auf einer Veranstaltung war, fiel mir der Moderator gleich zu Beginn durch folgenden Satz positiv auf. "Vergessen Sie bitte nicht, nach der Veranstaltung ihre Handys wieder anzuschalten". Wir kennen alle diese Botschaft, nur hören wir sie meistens anders formuliert; mit der Bitte zum "abschalten". Die Wirkung der ersten Formulierung ist größer, weil man schon genau hinhören muss, damit der Inhalt sinnvoll erscheint. Welche Kommunikations-Tipps kennen Sie, um in Erinnerung zu bleiben?
 

Spielregeln zur Anerkennung

Die Wirkung der Anerkennung können wir im Gesichtsausdruck des anderen erkennen. Strahlt die Person nach verteilter Anerkennung? Wenn nicht, müssen wir uns eine andere Art der Anerkennung überlegen. Vielleicht liegt es auch am Gesprächston. Ein paar Tipps zur Anerkennung:
  • Vergleichen Sie nicht, z. B. „besser als letzte Woche….“
  • Streichen Sie die Wörter „trotz“, „obwohl“, „immer“.
  • Verteilen Sie Anerkennung für eine konkrete Tat.
  • Vermeiden Sie Anerkennung, um etwas zu erreichen. Diese Anerkennung wirkt nicht ehrlich.
  • Fragen Sie sich, was Ihr Gegenüber braucht? Was tut ihm gut? Ist er ein Mensch, der seinen Selbstwert über seine Handlungen oder unabhängig von diesen definiert?

Anerkennung verteilen

Versorgen Sie sich selbst, mit dem was Ihnen gut tut? Geben Sie sich selbst Anerkennung? Wenn man sich dauerhaft das verwehrt, was einem gut tut, fällt es schwer, anderen Gutes zu tun. Achten Sie auf Ihr Wohlbefinden, auf Ihre Inseln im Tag und schaffen Sie damit die Voraussetzung anderen Gutes zu tun sowie Anerkennung zu schenken.
 

Umgang mit Gesprächs-Unterbrechungen

Stellen Sie sich vor, Sie sind auf einer Veranstaltung und unterhalten sich angeregt mit einer Person. Plötzlich kommt eine andere Person hinzu und beginnt mit Ihrem Gesprächspartner ein Gespräch, als wären Sie gar nicht anwesend. Nun haben Sie 2 Möglichkeiten; 1. Sie versuchen die neue Person in das unterbrochene Gespräch einzubinden mit einem Einleitungssatz wie bspw.: "Wir haben gerade über...gesprochen" und bringen sich so wieder selbst ins Spielfeld, oder 2. Sie sagen: "Entschuldigung, wir waren im Gespräch, ich würde meine Gedanken gerne noch zu Ende führen."
 

Kostenlose E-Books

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Ziele erreichen

Sie haben Ihre Ziele mit der SMART-Formel positiv formuliert? Dann schreiben Sie jetzt Ihre Gedanken zu den folgenden Punkten auf:
  • Kennzeichen der Zielerreichung?
  • Mein Beitrag zur Zielerreichung?
  • Was würden Unterstützer raten?
  • In den kommenden 3 Tagen/ Wochen/ Monaten/ Jahren werde ich für die Zielerreichug folgendes tun...
Halte Sie sich Ihre Antworten so oft wie möglich vor Augen!
 

Ziele formulieren

Klar, Sie haben viele Ziele! Haben Sie diese schon mal schriftlich festgehalten? Warum nicht einmal mit der SMART-Formel? Diese kommt aus dem Projektmanagement und steht für Folgendes:
  • S = so spezifisch wie möglich
  • M = messbar
  • A = attraktiv, ausführbar, angemessen
  • R = realistisch
  • T = terminierbar
Schauen Sie sich Ihre Ziel-Formulierung regelmäßig an. Was passiert mit Ihnen und mit Ihren Zielen?
 

Entscheidungen schnell & sicher treffen

Wir treffen täglich Hunderte von Entscheidungen. Viele davon ohne uns dessen bewusst zu sein. Die Vor- und Nachteile können aus zeitlichen Gründen nicht immer abgewogen werden. Was erleichtert uns Entscheidungen schnell und sicher zu treffen? Mein Tipp: Prinzipien, wie z.B. Ehrlichkeit. Welche Prinzipien helfen Ihnen?
 

Wirkung von Kritik & Lob

Kritk und Lob haben eins gemeinsam: Sie fördern, das was schon da ist. Lob nährt das Positive, Kritik fördert das aus unserer Sicht unerwünschte Verhalten. Was haben Sie für Erfahrungen gemacht? Twittern Sie mit!
Hindernisse bei Veränderung
Wer etwas verändern will, hat alle zu Feinden, die aus dem Alten Nutzen ziehen.
Niccoló Machiavelli
 

Veränderung anstoßen

Sie möchten einem Kollegen anstelle von Kritik, Ihre Bedürfnisse & Wünsche mitteilen, mit dem Ziel, dass er sein Verhalten ändert? Hier ein paar Tipps für die Umsetzung:
  • Sorgen Sie für eine störfreie Zeit indem Sie Telefonate umstellen oder das Gebäude verlassen
  • Schildern Sie möglichst wertfrei Ihre Beobachtung
  • Erklären Sie Ihre Bedürfnisse, ohne sich zu rechtfertigen
  • Zeigen Sie den Gewinn, der durch die Veränderung für beide Seiten entsteht
  • Fragen Sie nach, wie es dem anderen mit dem Vorschlag geht
  • Geben Sie Zeit zum Nachdenken
  • Erwarten Sie nicht sofort eine Zustimmung, somit fühlt sich der andere frei
  • Haken Sie evtl. nach ein paar Tagen nochmal nach

Störendes Verhalten

Sie möchten mit einem Kollegen über ein Verhalten sprechen, was Sie stört, wissen aber nicht wie? Hier eine Vorgehensweise zur Vorbereitung:
  1. Analysieren Sie, was Sie stört und warum
  2. Klären Sie Ihre eigenen Bedürfnisse, Wünsche
  3. Sind Ihre Bedürfnisse realistisch? Umsetzbar?
  4. Was ist der Preis für die Umsetzung?
  5. Was könnte  die Umsetzung Ihrer Wünsche behindern?
  6. Wie können Sie hierbei entgegen kommen?
  7. Wie wird Ihr Kollege evtl. auf Ihre Wünsche reagieren?
  8. Gehen Sie den Verlauf des Gesprächs in Gedanken einmal durch
  9. Überlegen Sie Zeitpunkt & Ort für ein entspanntes, störfreies Gespräch
  10. Treffen Sie eine Verabredung
Ist Ihnen hierbei etwas aufgefallen? Anstatt sich auf Kritik zu konzentrieren, können Sie Ihre Bedürfnisse und Wünsche fokussieren.
 

Basis für Ordnungssysteme

Neulich bei einem Training für Chefassistenten klagte eine Teilnehmerin, dass ihre Kollegen ihr Ordnungssystem ständig ignorierten indem jeder seine Unterlagen irgendwo auf ihrem Schreibtisch ablege. Hier helfen Ordnungssysteme erst mal nicht weiter. Ich empfehle zunächst die Basis für die weitere Zusammenarbeit zu klären, wie bspw. Respekt & Rücksichtnahme. Erst wenn diese Basis vorhanden ist, können Ordnungssysteme erfolgreich umgesetzt werden.
 

Kundenfreundliche Dokumentation

Häufig müssen Kunden den gleichen Sachverhalt bei jeder Kontaktaufnahme mit dem Kundendienst immer wieder von Anfang an erklären. Das ist nicht nur für den Kunden ärgerlich, es kostet auch dem Kundendienst viel Zeit und den Arbeitgeber Geld. Warum dokumentieren Kundenbetreuer nicht die wichtigsten Gesprächspunkte nach jedem Kundenkontakt im PC? Die Mitarbeiter sparen damit nicht nur viel Zeit, die für andere Tätigkeiten genutzt werden kann, es erleichtert auch die Vertretung der Mitarbeiter untereinander.
 

Buchtip: Das Arroganz-Prinzip

Mit welchem Verhalten schaden sich Frauen im Berufsaltag und wie sehen Handlungsalternativen aus? Peter Modler gelingt ein höchst amüsantes Werk mit vielen Situationen aus dem Berufsaltag und praktischen Tips, die Frau sofort ausprobieren kann.
 

Kundenservice per E-Mail

Kennen Sie das? Zwischen Ihnen und einem Kundenbetreuer fließen die E-Mails hin und her, weil der Kundendienst immer wieder neue Fragen stellt! Der Sachverhalt lässt sich schneller klären, wenn der Kundenbetreuer in seiner ersten E-Mail an den Kunden alle Daten nennt, die er für die Bearbeitung braucht und für Rückfragen seine Telefonnummer mit Erreichbarkeit nennt. „Ich brauche Ihre vollständigen Daten“ ist keine konkrete Angabe, da nicht klar ist, welche Daten gemeint sind.
 

Multitasking ade

Sie wollen langfristig Zeit sparen? Verabschieden Sie sich vom Multitasking! Durch Multitasking müssen Sie sich nach einer Unterbrechung wieder aufs Neue in die vorherige Aufgabe hineindenken. Das kostet nicht nur mehr Zeit, als wenn Sie Aufgaben zu Ende führen, es entstehen so auch häufiger Fehler, deren Behebung wiederum Zeit kostet. Multitasking ist außerdem viel anstrengender. Wie fühlen Sie sich am Ende eines Tages, an dem Sie Multitasking reduziert haben?
 

Konzentrierter arbeiten

Probieren Sie mal aus, welchen Effekt es hat, wenn Sie E-Mails, Telefonate und ähnliche Aufgaben zusammengefasst in jeweils einem Block erledigen und sich danach ausschließlich einem anderen Aufgabenblock (z.B. nur Telefonaten) widmen. Fällt es Ihnen so auch leichter, konzentriert zu arbeiten, als wenn Sie diese Tätigkeiten "durcheinander" durchführen?
 

E-Mail Flut bewältigen

Hunderte E-Mails jeden Tag aufs Neue. Wie lässt sich die E-Mail Flut begrenzen? Lassen Sie sich aus überflüssigen Verteilern streichen. Antworten Sie nicht zu schnell auf E-Mails. Klären Sie kompliziertere Sachverhalte lieber telefonisch und schicken eine E-Mail anschließend zur Bestätigung der telefonischen Besprechung. Etablieren Sie eine E-Mail-Kultur im Unternehmen, in Ihrer Abteilung oder in Ihrem Team. Diese beinhaltet Abmachungen über den E-Mail-Einsatz, der allen die Arbeit erleichtert und Sie nicht von der Arbeit abhält.
 

Für ein paar Tage "Abschalten"

Neulich war ich ein paar Tage im Hochgebirge wandern. Dabei war ich so mit der Natur verbunden, dass ich tagelang vergaß, das Handy anzustellen. Dies löste bei manchem Angehörigen Verwunderung, teils sogar Sorgen aus. Das "Abschalten" hatte mir sehr gut getan. Ich würde es zum Auftanken auch wieder tun, dann aber mit Vorankündigung, damit sich keiner unnötig Sorgen macht oder vergeblich auf einen Rückruf wartet.
 

Zeit sparen mit Ihrem Anrufbeantworter

Ist Ihr Anrufbeantworter auch häufig vollgesprochen? Ist es Ihnen lästig alle Informationen aufzuschreiben und manche Nachrichten mehrmals abzuhören, um alle Informationen mitschreiben zu können? Dann mache ich Ihnen einen Vorschlag. Teilen Sie Ihren Anrufern mit Hilfe Ihres ABs mit, dass Sie Ihnen eine E-Mail mit ihrem Anliegen schreiben mögen. Dies sei der schnellste Weg, Sie zu erreichen. Geben Sie Ihre E-Mail Adresse deutlich an. Richten Sie Ihren AB so ein, dass nach Ihrer Ansage keine Nachrichten hinterlassen werden können.
 

Berufliche Anrufe auf privater Festnetznummer

Neulich erzählte mir eine Bekannte, dass sie zu Hause viele berufliche Anrufe ihres Partners entgegennehme, was langsam aufgrund des hohen Zeitbedarfs und der Erwartungen der Anrufer nerve. Mein Vorschlag: Geben Sie Ihre private Telefonnummer nur an Personen, von denen Sie in Ihrem Privatleben auch gerne angerufen werden möchten. Trennen Sie strikt berufliche und private Telefonate durch zwei Telefonnummern. Dafür brauchen Sie nur eine Telefonbuchse und einen ISDN-Anschluss. Ihr Partner weiß somit auch, dass Anrufe zu Hause ausschließlich privat sind und wird nicht in die Rolle der/des Sekretärin/Sekretärs gedrängt.
 

Musik-Belästigungen

Stellen Sie sich vor, Sie fahren mit öffentlichen Verkehrsmitteln und möchten lesen oder sich entspannen. Ihr Nachbar hört jedoch über Kopfhörer sehr laut Musik, was Sie als unangenehm empfinden. In der Regel ärgern sich einige Betroffene, aber keiner spricht den Verursacher an. Wie reagieren Sie? Setzen Sie sich weg oder gucken Sie irritiert? Ich habe es schon erlebt, dass ich die Person anstupsen musste, weil er/sie auf meine Ansprache nicht reagierte. Diese könnte z.B. so lauten: "Ich höre Ihre Musik unfreiwillig (Pause), könnten Sie die Musik bitte leiser drehen". Selbst wenn Ihre Bitte nicht auf Resonanz stößt, so haben Sie zumindest daran erinnert, dass es noch andere Menschen mit anderen Bedürfnissen gibt, die respektiert werden wollen. Damit leisten Sie einen aktiven Beitrag für eine Gesellschaft, in der die Menschen aufeinander Rücksicht nehmen.
 

Verlässlichkeit und Kundenzufriedenheit

Neulich beim Optiker informierte ich mich über verschiedene Konditionen. Eine halbe Stunde später stellte ich mit Erstaunen fest, dass alle meine zuvor erhaltenen Informationen nicht richtig waren. Meine Verwunderung teilte ich umgehend mit und bekam als "Begründung" den Verweis, dass die andere Mitarbeiterin aus einer anderen Filiale sei. Der Auftrag war abgeschlossen, die höheren Preise sind nun meine Sache. Ein guter Kundendienst sieht anders aus. Dieser fängt bereits bei der Schulung der Mitarbeiter an, bspw. Kommunikationstraining und Beschwerdemanagement. Einmal verloren gegangenes Vertrauen lässt sich wenn überhaupt, nur sehr mühsam zurückgewinnen. Diese Tatsache wird immer noch tagtäglich vernachlässigt. Dabei zahlt nicht der Arbeitgeber den Arbeitslohn, sondern die Kunden.
 

Stielgläser und Stil

Ich sehe immer wieder wie Stielgläser am Bauch gehalten werden. Es entstehen unschöne Fettflecken am Glas, das Getränk wird warm und verändert dadurch seinen Geschmack. Abgesehen davon sieht es feiner aus, wenn Stielgläser am Stiel gehalten werden. Wer sich dabei unwohl fühlt, sollte das Glas nicht beim Sitzen zwischen die Beine klemmen, sondern lieber einen Tisch zum Abstellen aufsuchen. Gibt es diese Möglichkeit nicht, bleibt einem nichts anderes übrig, als das Glas am Stiel zu halten. Damit kann man ja auch den eigenen Stil unterstreichen und sich von den Bauchhältern differenzieren.
 

Zeitmanagement

Wo hört es auf?
Wenn ich bei zu vielen meiner Tätigkeiten an Zeitersparnis denke, geht die Spontanität und Lebendigkeit verloren. Auf die richtige Balance zwischen Planung, strukturiertem Vorgehen und flexiblen agieren kommt es an. Schließlich gehört es auch zum Leben, aus dem Gefühl heraus zu handeln. Häufig tun wir intuitiv genau das Richtige. Diskutieren Sie mit unter: https://twitter.com/ProfilGewinn
 

Zeitmanagement

Wo fängt es an? E-Mail Flut bewältigen...
Sie kennen die tägliche E-Mail Flut gut und ärgern sich manchmal auch darüber. Mein Vorschlag: Überlegen Sie ab heute bevor Sie auf eine E-Mail schriftlich antworten, ob sich die Angelegenheit telefonisch schneller klären lässt. Sie erreichen Ihren Ansprechpartner schlecht telefonisch? In dem Fall können Sie per E-Mail um einen Telefontermin bitten und mehrere Termine mit Zeitfenstern, in denen Sie erreichbar sind, anbieten. Damit können Sie sich die Zeit für die Formulierung von längeren E-Mails sparen und so manche Angelegenheit mit einem Telefonat klären, für welche Sie sonst mehrere E-Mails geschrieben und gelesen hätten.
 

Zeitmanagement

Fokussieren auf das Wichtigste...
Ich habe eine Seminargliederung zum Thema Zeitmanagement gelesen und dabei fiel mir auf, dass es mich Zeit kostet, den Inhalt des Seminars zu erfassen. Warum? Anstelle von Stichpunkten zum Ablauf, stehen dort ganze Sätze in einer komplizierten Sprache. Stichpunkte hätten meiner Einschätzung nach ausgereicht und sie bleiben zudem einfacher in Erinnerung. Zeit- und Management beginnt beim fokussieren auf das Wesentliche. Das bedeutet Weglassen von überflüssigen Beschreibungen, wie beispielsweise "systematische Verfahren...".